组织之间的电子文件：它是如何工作的？

电子文档管理（EDM） - 一个快速的方式来分享基于使用的虚拟签名的电子文档信息。 他早已被发达国家世界公认的业务运作的有效工具。

心脏

组织之间的电子文档 - 一套用于创建，处理，管理，转让，收购，维修，使用和文档销毁工艺。 所有这些过程都检查收到文件的完整性和确认之后进行。

法人实体之间的公文流转的规则由双方协议进行的。 信息的交换是通过存储在电子媒体的电信设施的手段，和文件进行。 会计信息保质期应不超过其设定在立法层面。

企业可以与参与者的签名对方正式和非正式的沟通文件。 在商业领域，这可能包括：发票，协议，发票，合同，协议，命令，通知，授权委托书等。 信息可在文本，表格和图形文件的形式被发送。

引入EDI的目的

用于引入EDI的前提条件可以是：

• 减少的日常工作;
• 减少文件丢失;
• 用文件“透明”的工作;
• 提高性能的纪律 - 的文件披露，在规定的时间内，等...

其中定量目标可以如下鉴定：

• 缩短时间到文档处理的10倍。
• 一半的办公费用减少。

组织之间的电子文件：它是如何工作

按照国内法，组织之间的电子文档与双方同意进行。 对于数据交换，这是必要的，所有的参与者都连接到运营商的设备。 接下来，用户需要发送添加到交易对手名单的请求。 经过确认系统参与者可以进行通信。

EDI模块，将必须执行以下功能：

• 邀请对方来交换数据。
• 产生一个地址簿。
• 集成会计软件如1C。
• 签名和加密的文件。
• 结构的对应关系。
• 监控字母的状态。

组织之间的电子文档使用证书进行。 连接到服务器和认证是通过个人数字证书进行。 电子签名被颁发给系统的每个用户，存储在受保护的电子媒体和令牌PIN码。 用户必须输入自己的登录密码的个人办公室。 只有在其将能够访问他们的文件。

发起交换过程可以在组织的任何成员，连接到该系统。 在您将文档发送给其他方，它必须与电子签名签署。 该操作由“加密”程序来进行。 该文件是通过EDI发送。 承包商员工收到一个新的文件通知。 如果他接受它，他也把EDS。 如果你想更改文件，它会创建新的电子版本。 在编辑完成后，您希望使用电子签名保存更改。 然后将文件发送到更改对手。 如有必要使电子匹配信息。

如果您想再次进行更改，那么整个过程再次重复。 如果索赔到新版本不存在，该文件被尊重。 最终的样本被认为是由两个电子签名签署。 策文件版本存储在服务器上，并可供观看。 一旦样品鉴于目前的状况，修改文件将无法正常工作。 失意的合同给予的状态为“已取消”。 以下是如何使组织之间的电子文档。

设备

需要对组织的电子文件是什么？ 首先，你必须选择一个服务提供商，并安装特殊的软件来交换信息。 其次，与该组织打算对电子邮件的每个对手，你需要签署“电子文件交换协议”。

还需要建立在其上存储的所有文件服务器的电子数据交换。 它可以根据客户的设备和“云”存储。 通过应用程序，安装该设备的组织在获得来自系统外部的数据。 与服务器计算机交互是通过HTTP进行可选SSL加密128访问文件只能通过应用程序的接口，并通过认证后进行。

EDC项目

过程自动化项目可以从几个个月至数年。 期限直接取决于需要自动化，资源和组织的财务能力的进程数。 附图电路执行EDC如下：

• 一个工作组的创建。
• 的目标，期限和预算组成。
• 现有工艺的研究。
• 开发工作。
• Vyrob EDI系统。
• 签署战略经济对话的执行协议。
• 通过调控。
• 系统目录的灌装。
• 员工培训。
• 开展初步试验。
• 在SED的执行顺序的出版物。
• 软件和工作规则进一步发展。
• 此次推出的试点项目。
• 满量程转换到EDI。

EDI实施错误

在文件的自动化过程中应特别关注其中的法律要求纸载体的存在的过程。 重复纸质文档电子化是不可能的。 这显著减慢工作的进程，并导致对整个过程自动化持否定态度。 对于双工作没有人支付的实现。

在实施新规的过程中，应开发使用文档，列车工作人员的工作，然后才搞得到充分执行。 这才能实现，如果传达给员工使用新技术带来的好处。

另一种流行的错误 - 学习差SED要求。 如果用户有工作在未配置的系统，那么过程EDI不同的是，在组织所采用。

利弊：组织之间的电子文档

优点：

• 通过降低成本的邮件转发的原始文件。
• 对于文件的存储节省空间。 这一切都是以电子形式存储。
• 易于使用。 文档的发送是从单个位置进行的。 快速搜索由状态携带的文档的（发送的，由R。D.接收和接受）。
• 即时交付。 所有的信息会在几秒钟内发送给收件人。
• 该文件不能丢失了其在系统中的存储到期。

缺点：

• 要使用该产品，您必须购买花费的钱许可证。
• 只有在同一个系统的参与者之间的沟通往往。
• 在1C或使用任何其他软件组织之间的电子文件不同于以前使用的方案。 通过引入新的算法，所有员工都有关于商业行为的问题。
• 技术装备。 之前引入EDI组织的需要购买设备和人员准备来管理新系统。
• 其有效性使用电子签名进行EDM，为1年。 这是必要的监控并及时更新证书。 这也是需要控制承包商证书的行为，以避免与税务问题。

法律规制

什么规范行为监管组织之间的电子文档？ 俄罗斯立法包括联邦法律№63«关于电子签名”，在联邦税务局文件的规则，财政部数量MMV-7-2 / 168的顺序进行登记。 组织财政№50N的基础上的订单之间的EDI。 以电子格式条款的主要会计凭证交换的联邦税收服务订单数量MMV-7-6 / 36 @规定。 在电火花加工过程活动的所有运营商应该由联邦税务局的顺序引导№MMV-7-6 / 253 @。

“VLSI”

组织之间的“VLSI”电子文档为客户提供了以下优势：

• 可以将文档发送至登记在俄罗斯联邦境内的任何组织。 如果对方不是一个党的“VLSI”系统，员工只需与该组织的代表接触，将其发送到电子邮件邀请，参加在系统中。 紧随确认后的信息参与者之间的交流将没有中介进行。
• 在计算机上安装的软件是没有必要的。 足有你的浏览器和互联网接入的当前版本。
• 与数据的工作并不需要特殊的程序。 如果该报告是第三方软件，如1C原本准备，就可以配置具有“VLSI”系统的集成。
• 该文件的标准格式未设置。 您可以发送文本，电子表格文件，图像等。D.

SKB “KONTUR”

一个在俄罗斯的第一个软件开发人员还从事设备的供应，通过这些组织之间的电子文档。 “轮廓”的DiaDoc开发的系统通过电子文档的交换。 该系统的一个特征是，对数据的访问可以在国外获得。 为此，该公司在漫游资费已经发展。 如果需要的话，通过API单访问数据。

你需要什么？

要连接EDI，企业需要购买：

• 正版软件;
• 服务器;
• 升级装备;
• 列车工作人员;
• 定制和内部应用集成ECM。

此种投资需要以组织之间的电子文档连接来实现？ 在咨询技术支持的成本，软件更新中包括SED - 投资的第二阶段。 这些费用将不得不支付每月。

结论

更换纸张为基础的电子邮件到达。 这不仅降低了企业的成本进行的过程，但同时也增加了企业的整体效益。 要EDI成功运作，需要制定明确的目标和实现该系统的正确调整设备。